Cách viết email báo giá cho khách hàng (kèm mẫu)

Email báo giá là lúc khách hàng quyết định có tiếp tục làm việc với bạn hay không. Giá tốt chưa chắc đã thắng nếu email khó hiểu: khách không rõ giá đã gồm thuế chưa, phí vận chuyển ai chịu, báo giá còn hiệu lực đến bao giờ. Mỗi câu hỏi phải hỏi lại là thêm một lần khách cân nhắc nhà cung cấp khác.

Bài này hướng dẫn cách viết email báo giá rõ ràng, đủ thông tin và có lời kêu gọi hành động cụ thể, kèm hai mẫu cho hàng hoá và dịch vụ.

Email báo giá và file báo giá khác nhau thế nào

Nhiều doanh nghiệp gửi báo giá dưới dạng file đính kèm (PDF có đóng dấu, bảng tính) và dùng email như thư dẫn. Cách này phù hợp khi báo giá có nhiều hạng mục hoặc cần lưu trữ chính thức.

Với yêu cầu đơn giản, vài hạng mục, bạn có thể báo giá ngay trong thân email. Dù chọn cách nào, thân email vẫn cần tóm tắt tổng giá trị, điều kiện chính và bước tiếp theo, vì không phải khách nào cũng mở file đính kèm ngay.

Thông tin bắt buộc trong một báo giá

Trước khi viết, hãy kiểm tra bạn đã có đủ các thông tin sau:

Thông tin	Vì sao cần
Tên hàng hoá/dịch vụ, quy cách, số lượng	Tránh hiểu nhầm về phạm vi
Đơn giá và thành tiền	Khách so sánh được với nơi khác
Đã gồm hay chưa gồm thuế GTGT	Câu hỏi phổ biến nhất sau khi nhận báo giá
Chi phí vận chuyển, lắp đặt (nếu có)	Tránh phát sinh gây mất lòng tin
Thời gian giao hàng hoặc thực hiện	Khách cần lên kế hoạch
Điều kiện thanh toán	Đặt cọc bao nhiêu, thanh toán khi nào, hình thức nào
Thời hạn hiệu lực của báo giá	Bảo vệ bạn khi giá nguyên liệu, tỷ giá thay đổi
Người liên hệ và cách liên hệ	Khách biết hỏi ai khi có thắc mắc

Nếu thiếu thông tin nào (ví dụ chưa biết địa điểm giao hàng để tính phí vận chuyển), hãy nói rõ trong email thay vì bỏ qua.

Cấu trúc email báo giá

1. Tiêu đề

Tiêu đề nên có chữ “Báo giá”, tên sản phẩm hoặc dịch vụ và tên khách hàng hoặc dự án:

Báo giá in ấn catalogue 2027 – Công ty ABC

Nếu báo giá trả lời một email yêu cầu, bạn có thể trả lời ngay trong chuỗi email đó để khách dễ theo dõi, nhưng nên sửa tiêu đề cho rõ hơn nếu tiêu đề gốc quá chung chung.

2. Lời chào và cảm ơn

Mở đầu bằng lời cảm ơn khách đã quan tâm hoặc đã gửi yêu cầu. Một câu là đủ.

Cảm ơn chị đã quan tâm đến dịch vụ in ấn của bên em và gửi yêu cầu chi tiết cho dự án catalogue năm 2027.

3. Nhắc lại yêu cầu

Tóm tắt ngắn những gì khách cần. Bước này giúp hai bên chắc chắn đang nói về cùng một thứ, và nếu bạn hiểu sai, khách sẽ chỉ ra ngay.

4. Bảng giá hoặc tóm tắt giá

Trình bày theo hạng mục, có đơn giá, số lượng, thành tiền và tổng cộng. Ghi rõ đơn vị tiền tệ và trạng thái thuế. Nếu báo giá chi tiết nằm trong file, hãy tóm tắt tổng giá trị ngay trong email.

5. Điều kiện kèm theo

Thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, hiệu lực báo giá. Viết thành danh sách ngắn để khách dễ đọc lướt.

6. Điểm khác biệt (ngắn)

Một hai câu về lý do nên chọn bạn: thời gian giao nhanh, chính sách bảo hành, có mẫu thử. Đừng biến email báo giá thành tờ quảng cáo.

7. Lời kêu gọi hành động

Nói rõ khách cần làm gì tiếp theo: xác nhận đơn, hẹn lịch trao đổi, gửi thêm thông tin. Kèm theo đề nghị hỗ trợ nếu cần điều chỉnh.

Mẫu email báo giá hàng hoá

Tiêu đề: Báo giá in catalogue 2027 – Công ty ABC

Chào chị Ngọc,

Cảm ơn chị đã gửi yêu cầu in catalogue cho Công ty ABC. Bên em xin gửi
báo giá theo thông tin chị cung cấp:

Hạng mục: Catalogue 32 trang, khổ A4, giấy couche 150gsm, bìa 250gsm cán mờ
Số lượng: 1.000 cuốn
Đơn giá: [đơn giá] đồng/cuốn
Thành tiền: [thành tiền] đồng (chưa bao gồm thuế GTGT)

Điều kiện:
- Thời gian sản xuất: 7 ngày làm việc kể từ khi duyệt file in.
- Giao hàng miễn phí trong nội thành; ngoại thành báo phí theo địa chỉ cụ thể.
- Thanh toán: đặt cọc 50% khi xác nhận đơn, 50% còn lại khi nhận hàng.
- Báo giá có hiệu lực đến hết ngày [ngày hết hạn].

Bên em có thể in thử 1 cuốn mẫu để chị kiểm tra màu trước khi in số lượng lớn.

Nếu chị đồng ý với báo giá, chị phản hồi email này để bên em gửi hợp đồng.
Nếu cần điều chỉnh số lượng hoặc chất liệu giấy, chị cứ báo, em sẽ gửi lại
báo giá mới trong ngày.

Trân trọng,
[Họ tên]
[Chức danh] – [Tên công ty]
[Số điện thoại]

Mẫu email báo giá dịch vụ (đính kèm file)

Tiêu đề: Báo giá thiết kế website – Dự án Nhà hàng Hương Quê

Kính gửi anh Hùng,

Cảm ơn anh đã dành thời gian trao đổi với bên em vào sáng thứ Ba vừa rồi.
Theo những gì hai bên đã thống nhất, dự án gồm thiết kế giao diện, lập trình
website giới thiệu nhà hàng 6 trang, tích hợp đặt bàn trực tuyến và hướng dẫn
quản trị nội dung.

Bên em gửi kèm báo giá chi tiết theo từng hạng mục. Tóm tắt:
- Tổng chi phí: [tổng chi phí] đồng (chưa bao gồm thuế GTGT)
- Thời gian thực hiện: 5 tuần kể từ ngày ký hợp đồng
- Thanh toán: 3 đợt theo tiến độ, chi tiết trong file đính kèm
- Báo giá có hiệu lực trong 30 ngày

Chi phí tên miền và hosting hằng năm không nằm trong báo giá này; bên em có
thể tư vấn nếu anh cần.

Anh xem báo giá và cho bên em biết nếu cần điều chỉnh phạm vi. Nếu thuận tiện,
mình có thể hẹn một cuộc gọi 15 phút trong tuần này để giải đáp thắc mắc.

Trân trọng,
[Họ tên]
[Chức danh] – [Tên công ty]
[Số điện thoại]

Những lỗi thường gặp

• Không ghi rõ thuế. “Giá 10 triệu” sẽ khiến khách hỏi lại hoặc hiểu theo hướng có lợi cho họ. Luôn ghi “đã bao gồm” hoặc “chưa bao gồm thuế GTGT”.
• Không có hạn hiệu lực. Khách quay lại sau ba tháng đòi giá cũ, trong khi chi phí đầu vào đã tăng.
• Gửi file báo giá mà thân email trống. Email chỉ có “Gửi anh báo giá” dễ bị lọc vào thư rác và không cho khách lý do để mở file.
• Dùng tên file khó hiểu. Hãy đặt dạng BaoGia_ThietKeWebsite_HuongQue.pdf.
• Kết thúc lửng lơ. “Có gì anh chị liên hệ” yếu hơn nhiều so với một bước tiếp theo cụ thể.
• Nhầm số liệu. Kiểm tra lại phép tính, số lượng và đơn vị tiền tệ trước khi gửi. Một lỗi đánh máy về giá rất khó rút lại.

Khi khách chưa phản hồi

Khách im lặng sau báo giá là chuyện bình thường: họ đang so sánh, chờ duyệt ngân sách hoặc đơn giản là bận. Sau vài ngày làm việc, hãy gửi một email nhắc ngắn, kèm thông tin hữu ích (ví dụ lịch sản xuất còn trống, hoặc hạn hiệu lực sắp hết). Bài cách viết email follow-up khi không được trả lời có mẫu chi tiết.

Nếu khách là doanh nghiệp nước ngoài, bạn sẽ cần viết báo giá bằng tiếng Anh; các cụm như “Please find attached our quotation” hay “This quotation is valid until…” được tổng hợp trong bài email tiếng Anh công việc cho người Việt.

Tóm lại

Email báo giá tốt trả lời trước mọi câu hỏi về tiền: bao nhiêu, đã gồm gì, trả thế nào, hiệu lực đến khi nào. Sau đó nó chỉ cho khách một bước tiếp theo rõ ràng.

Mail Nè sẽ giúp bạn soạn nhanh phần thư dẫn: ghi hạng mục, giá, điều kiện và chọn giọng lịch sự; bạn chỉ cần kiểm tra lại số liệu trước khi gửi.